Cum se stabilesc obiectivele în departamentul de achiziții?

Obiective, obiective, obiective… Zilnic ne confruntăm cu ele. Profesionale sau personale, ele sunt permanent în mintea noastră. Iar cel mai tare ne stresează cele profesionale.

De câte ori nu am fost în situația de a le urmări, de a alerga realmente după ele pentru a le atinge?  De cele mai multe ori ele ne sunt impuse, învățăm să trăim cu ele și muncim să le facem să devină realitate.

Uneori suntem în situația în care noi le stabilim, le construim, ori venim cu sugestii și atunci entuziasmul pentru atingerea lor crește iar munca devine, clar, mai placută.

Când mă gândeam la atingerea obiectivelor profesionale întotdeauna am comparat drumul cu traseul unui alpinist care își dorește să atinga piscul, să înfigă steagul pe vârful cucerit, să privească cerul de aproape și apoi să coboare cu dorința profundă de a se pregăti pentru cucerirea unui alt pisc, mai înalt, mai provocator.

 

Cu toții știm că atunci când stabilim obiective ele trebuie neaparat să fie măsurabile, clare și în același timp tangibile. Dacă vei construi obiective prea provocatoare și greu de atins cei care pun umărul la atingerea lor vor avea impresia că urcă pe un munte cu o raniță prea grea în spate și că piscul va rămâne mereu de neatins.

Ce vei obține? Niște alpiniști  obosiți care vor abandona traseul pe parcurs, iar sus nu va mai ajunge nimeni gândind că orice efort ar depune piscul va fi mereu  prea departe, de neatins, iar steagul nu va flutura niciodată  în vârful muntelui și nici dorința de a urca pe altă culme nu mai apare. Rămâne doar gustul eșecului.Și asta doar pentru că am țintit prea sus fără să ținem cont de nivelul pe care îl avem, de posibilitățile reale de ajunge în vârf.

 

Și uite așa, m-am gândit că atunci când vei construi obiective, e bine să faci în așa fel încât  ele să reflecte suportul  departamentului de achiziții în atingerea obiectivelor strategice ale companiei și vei construi și un instrument pentru a urmări coerența, pentru a dovedi cum sunt legate obiectivele de achiziții de performanță companiei.

 

Obiectivele trebuie să permită vizibilitatea costurilor cheie, calitatea și performanța serviciilor la diferite nivele.

O să sugerez câteva criterii ce se pot transforma în obiective măsurabile:

 .

Costuri pentru bunuri / servicii:

  • costul total al lanțului de aprovizionare
  • economii anuale – sume totale sau % versus anul anterior
  • costuri / bucata la nivel de categorie de achizitii
  • cheltuieli versus buget
  • reduceri de costuri / categorie de achiziții
  • costuri de transport
  • cheltuieli cu utilitățile
  • număr de furnizori – portofoliu

 

Calitatea activității departamentului de achiziții:

  • % comenzi  gestionate complet
  • număr total de comenzi și contracte gestionate
  • % contracte încheiate / gestionate
  • % negocieri și renegocieri
  • % reducere portofoliu furnizori
  • % comenzi livrare la timp
  • durata unui ciclu complet al bonului de comandă
  • durată semnarii (încheierii) unui contract
  • timp de răspuns

 

Operaționale:

  • numărul de procese de sourcing deschise (în lucru)
  • % din cheltuielile gestionate
  • % din alocari de personal
  • tendințe de piață
  • introducerea unui nou sistem de achiziții electronice
  • punerea în aplicare a ISO 9001 prin alegerea furnizorilor care îl au implementat

 

Obiectivele de management în achiziții  ar trebui, de asemenea, dezvoltate pe baza rezultatelor analizei activității de până atunci  și a capacității de a le atinge într-un termen mediu. Obiectivele trebuie definite pentru fiecare categorie de produse, lucrări și servicii, precum și pentru orice achiziții specifice, critice și / sau semnificative.

 

Este important ca obiectivele să fie construite pe categorii de achiziții care să țină cont de matricea lui Krajlic. Aceste obiective se pot referi la rolurile, responsabilitățile, structura și raportarea departamentului de achiziții și de asemenea la capacitățile și / sau competențele buyer-ilor. Prin urmare, aceste obiective vor varia de la o organizație la alta și, de asemenea, într-o anumită organizație și poate varia de la an la an.

 

Tu poți identifica și alte criterii ca să te poți apuca de treabă cât mai repede. Tinând cont de toate cele de mai sus, vei mobiliza  angajații implicați în procesul de achiziție să vină cu cererea din timp și vă veți învăța sa lucrați ca o echipa care produce rezultate, veți spori coordonarea elementelor comune ale utilizatorilor din întreaga organizație iar strategia gândită și implementată de tine își va arăta eficiența.

 

Spor și eficiență în achiziții!



Autor: Simona Stănescu